podarok
(495) 579-50-40
Позвоните нам!

Статья №1: Выставочные помощники

 

Организация документооборота


Как спланировать и провести подготовку к выставке, чтобы все успеть-ухватить-ничего не забыть?

Существуют два очень важных хода, которые помогут организующему менеджеру.

1. Выставочная памятка
С начала подготовки мероприятия заводится Памятка мероприятия (Выставочная памятка), в которой указываются: вся информация о мероприятии, все задействованные лица с контактами, все-все, что везется на выставку, график работы выставки и заезда-выезда.

В процессе заполнения папки сотрудник, ответственный за выставку, рассылает шаблон персоналу, который участвует в организации выставки, с интересующими вопросами. Каждый вносит в бланк информацию по тому аспекту, за который он отвечает.

Ответственный сотрудник собирает все бланки в один, и не позднее, чем за две недели до выставки, рассылает готовый вариант всем заинтересованным лицам (они прописываются в шапке документа). Один-два экземпляра кладутся в выставочную сумку в качестве «экстренной помощи» на выставке.

2. Выставочная папка с документами
Создается одновременно с Памяткой мероприятия. В компьютере заводится специальная папка с названием выставки. Туда складывается ВСЯ информация, которая собирается в процессе подготовки к выставке.

В папке заводятся подпапки. Например, «Работа с организаторами» (складываются электронные и сканированные с печатью договора, информационные письма, схемы заезда и пр); подпапка «Застройка», «Персонал» и пр.

Я в этих папках предпочитаю хранить все варианты договоров, включая промежуточные (чтобы в любой спорной ситуации можно было вернуться к истории и восстановить истину).

Обязательно сохраняйте документы с подписями и печатями обеих сторон – при выяснении спорных моментов вы всегда сможете уяснить себе, о чем же была договоренность.

Приведу пример. Один мой клиент, которого я консультировала и вела до начала выставки, недоумевал: «Анна, зачем везти на выставку столько бумажек? Я договорился – меня ждут и пропустят».

По факту получилось, что организаторы не сообщили на КПП номера машин экспонентов при заезде, и спасло ситуацию именно наличие копии разрешительного письма на въезд.

При заезде на выставку не забудьте распечатать Памятку мероприятия, отсканированные договора с подписью, схемы заезда. Если вдруг понадобится решить какие-то вопросы – у вас все окажется под рукой, и вы решите проблему быстро и успешно!

Заказать расчет стоимости стенда

С уважением,
Анна Букина-Кравец,
Эксперт по эффективному участию в выставках.
http://www.abk-expo.ru/

и

Компания партнер
«Авиаэкспосервис М»
Строительство выставочных стендов в России и за рубежом
http://www.aesexpo.ru/